绩效结果不佳全部归咎于员工的个人因素是不负责的，因为最终的绩效成绩大多是可控的个人因素与不可控的系统因素复杂耦合后的结果。奇绩云绩效管理系统团队认为企业管理者需要尽量避免仅从“员工犯错”的角度出发去分析问题，而是在绩效沟通前进行原因分析，排除不可控因素：

       1. 发现绩效差距出现的真正问题

       在绩效沟通前，管理者需要弄清楚哪里存在问题，这一问题是如何发生的。这是分析问题的关键一步。在这一过程中，管理者可以通过收集有关重要业务活动的数据与信息来发现问题;可以通过与员工沟通或收集员工反馈发现问题;可以增加现场勘察的频率来发现问题。可以使用的方式很多，但是有一点需要注意，不要先入为主的将“看看员工犯了什么错误”这样的观点带入寻找问题的过程。

       2. 理清问题的性质

       当理清了绩效差距可能的问题，为了解决这一问题，你需要获得更多的信息，包括了问题的详情、严重性、紧迫性等等。

       通过这些信息的收集与对比，若管理者认定问题并未严重到需要干预的地步，这类问题就只是需要警惕的问题，不用当即处理;若问题严重，但不急迫，则可以根据实际情况判断是否提上日程，还是严密监控;而对于严重且急迫的问题，则需要查明原因。

       3. 查明有可能的原因

       在寻找个人原因以前，管理者需要首先排除其中系统因素引起的问题，而这一部分问题是与员工沟通时无用的甚至负效用的部分。这期间管理者应当注意问题分析的科学性，深入挖掘问题的形成原因，避免不合理的分析方法带来的错误结论。

       当找到了问题，确定了问题的性质，并分析出了问题的原因后，排除系统因素，与员工沟通交流个人因素带来的绩效差异，才能提升谈话的效果，使得员工在健康的绩效循环中不断成长与发展。